في مجال إدارة الفنادق، سواء الكبيرة أو الصغيرة، وكذلك تأجير الشقق في أي من الأماكن، عليك أن تتعرف على الركائز التي تجعل نظام الإدارة مرنًا ويحقق المرجو منه بأسهل الطرق وفي أسرع وقت، ومن أهمها الإدارة المالية، إذ أن لها الدور الكبير في كافة المشاريع التجارية بشكل عام وفي مجال الفنادق والشقق بشكل خاص، لذا وعبر شركة ماسا سوفت ستتعرف على مهام الادارة المالية وكافة المعلومات التي تدور حولها.
قبل التعرف بشيء من التفصيل على مهام الادارة المالية، عليك التعرف على ماهية الإدارة المالية، خاصة وأنها سبب نجاح أو إخفاق ما يصل إلى 44% من المشاريع، فهي عبارة عن تخطيط، تنظيم، مراقبة، وتوجيه على أن يكون ذلك تبعًا لاستراتيجية المشاريع المالية، علاوة على أنها تكفل تطبيق مبادئ الإدارة المالية على كافة أصول الشركة أو المؤسسة.
إضافة إلى ذلك فإن لها الدور الفعال في إدارة الضرائب، الخصومات وغيرها، كما أنها تحافظ على إمداد التمويل للشركة وتتأكد من أن المستثمرين يحصلون على العائد المناسب، وللإدارة المالية القدرة في استغلال التمويلات المالية بصورة احترافية علاوة على خلق فرص استثمار حقيقية وآمنة.
أما عن مهام الادارة المالية فإنها تتشكل على النحو التالي:
في البداية يجب أن تقوم الإدارة المالية في احتساب القيمة المطلوبة لتأسيس الشركة أو المؤسسة، وذلك بدراسة النفقات والعوائد، على أن يكون ذلك في إطار السعي وراء زيادة هذا المال.
بعدما يتم تقدير حجم رأس المال الذي ستُأسس الشركة بناء عليه، تقوم الإدارة المالية بتشكيله، وذلك من تحليل حقوق الملكية سواء على المدى القصير أو الطويل، وكذلك تحليل الديون والأموال التي يجب جمعها من خلال أي من المصادر الخارجية اعتمادًا على مقدار رأس المال المتوفر لتأسيس الشركة.
لكي تحصل الشركة أو المؤسسة على المزيد من الأموال والحصول على أرباح ذات إطار منتظم، فإنها تكون دائمًا في حاجة إلى استثمار الأموال المتوفرة في المشروعات الآمنة والتي تُدر الأرباح الكبيرة، وهو ما تقوم به إدارة الأموال بشكل احترافي.
من أهم مهام الادارة المالية أنها تعمل على إدارة المال بشكل احترافي، إذ تقوم بتحديد الرواتب، شراء مستلزمات، دفع فواتير، الوفاء بأي من الالتزامات كما تحافظ على المخزون المالي، ومن ناحية أخرى فإنها تراقب الشئون المالية، سواء على المدى القصير أو الطويل.
ولأن الإدارة المالية تشمل بعض الأدوات، فإنها تُدير المخاطر، تحلل النسب، تحسب الأرباح والتكاليف كما تقوم بالتنبؤ المالي.
تعمل الإدارة المالية على تخصيص صافي الأرباح بكفاءة عالية، مع الاحتفاظ بجزء منه جانبًا لتوفير الأرباح الخاصة بالمساهمين وجزء آخر ليتم استخدامه في التوسعات، الابتكارات أو أي من أغراض الطوارئ.
تنقسم مهام الإدارة المالية إلى:
حيث يبدأ المدير المالي في جمع كافة الأموال التي ستحتاجها الشركة للحصول على الأرباح وتنمية الخدمات أو المنتجات الجديدة، وكذلك التعامل مع الأحداث غير المخطط لها أو غير المتوقعة، بالإضافة إلى مشاركة كافة المعلومات مع الزملاء.
ويشمل قسم التخطيط نفقات النقل والمواصلات، النفقات الرأس مالية، القوى العاملة وأي من المصروفات التشغيلية غير المباشرة.
في ذلك القسم يتم تخصيص كافة الأموال المتاحة لتغطية مختلف جهات التكاليف مثل: الإيجارات، الرواتب، الخامات، الالتزامات أو الرهانات العقارية، وفي حالة اتباع الإدارة المالية المميزة، فإنه يتم احتساب جزء من المال من أجل تخصيصه لتمويل الأفكار الجديدة أو تخصيصه للطوارئ.
مع العلم أن الشركات بوجه عام تمتلك الميزانية الرئيسية بالإضافة إلى المستندات المنفصلة الفرعية التي تعمل على تغطية أي من التدفقات النقدية.
في إطار التعرف على كافة مهام الادارة المالية نجد أن هذه الإدارة لابد وأن تقوم بتوفير ضوابط تعويضية في حالة حدوث أي من المخاطر مثل:
مخاطر التشغيل: مثل مخاطر شراء تأمين الأمن السيبراني، وما الواجب فعله من قبل الإدارة في حالة اتهام أي من المسئولين بسوء سلوكه أو احتياله.
مخاطر السيولة: من الضروري العمل على تتبع مصارف النقد المتوفر حاليًا، وتحليل كافة الاحتياجات المالية في المستقبل، مع إمكانية تحرير رأس المال العامل تبعًا للظروف المالية التي تمر بها الشركة أو المؤسسة.
مخاطر الائتمان: هي المخاطر التي تؤثر على التقيم والجدارة المالية مثل عدم دفع الفواتير في التوقيت المحدد مسبقًا.
مخاطر الأسواق: هناك بعض العوامل التي تؤثر على الشركات من الناحية المالية مثل الوباء أو أداء الأسهم.
تتعدد مهام المدير المالي في أي من الفنادق، لتشمل ما يلي:
التأكد من أنه تم حل أي من النزاعات التي تتعلق بالفوترة.
هو ممثل الإدارة المالية في أي من الاجتماعات مع المدير العام.
عليه أن يتأكد من أن النزلاء قد خاضوا التجربة المميزة.
إدارة المراحل المالية والتي تشمل المدينة، الميزانية، والدائنة.
يقوم بحساب الرواتب والأجور مع توزيعها.
يقوم بإعداد التقارير التي تخص المحاسبة.
يقوم بإعداد القوائم المالية.
يُعد قوائم المدينين.
يقوم بالإبلاغ للإدارة عن المخالفات.
يتحقق من تسجيل المخالفات.
يقوم بإعداد قوائم المدينين وأي من القوائم المالية.
يراجع كافة تفاصيل دفتر الإيداع والمدينة.
يتحقق من صحة الفوترة والإيراد.
يتحقق من المدفوعات ورصيد النزلاء بشكل يومي.
يتأكد من تطبيق الضرائب الصحيحة بكافة برامج الفوترة.
يتأكد من عرض كافة التفاصيل القانونية في نفقات النزلاء وفواتيرهم.
يقوم بالتأكد من فواتير الحسابات ويرسلها إلى النزلاء.
يتابع حسابات العملاء بشكل دوري ليكون لديه الإجابة حول أي من الأسئلة التي تدور في ذهنهم.
يراجع تقارير الأجور يوميًا.
يتحقق من أوامر الشراء ويطلب موافقة المدير العام عليها.
يُدخل الفواتير في أنظمة الحسابات الدائنة بشكل أسبوعي.
يحافظ على السياسات ويدير فريق المحاسبة بصورة فعالة ومحترمة في الوقت ذاته.
يقدم التوجيهات والإرشادات لفريقه.
يقوم بعمل جرد الممتلكات.
يرسل التقارير المالية إلى الجهات الحكومية بعد إعدادها.
يُفرج عن المدفوعات بعد التحقق منها ويوافق على عمولات أي من وكلاء السفر.
يمكن تطوير إدارة الشئون المالية تبعًا لما يلي من خطوات:
الحصول على الدعم المالي، والذي يتيح أمامك الفرصة في التوسع.
إنشاء الميزانية، وذلك لأنها تُمكنك من توفير بعض الأموال لاستخدامها في أغراض أخرى.
إدارة الاستثمارات بصورة صحيحة.
الاستفادة من الخدمات المصرفية، سواء عبر الهاتف أو الإنترنت، مثل: إرسال واستقبال الأموال ومراجعة رصيد الحساب.
في سياق التعرف على مهام الادارة المالية، نجد أن لها الأهمية الكبيرة في مجال الفنادق والشقق الفندقية، وتتمثل فيما يلي:
تعمل على تحسين كفاءة العمليات اليومية بصورة واضحة.
تجعل تجربة العملاء مميزة لأنها تضمن لهم الحصول على خدمات عالية الجودة.
تعمل على مراقبة كل من المخزون والأسعار.
تُحسن من العملية التسويقية مما يجعلها تقوم بجذب أكبر قدر من العملاء.
تساعد على تحسين عملية التواصل الداخلية بين أفراد العمل في مختلف الأقسام.
تعمل على توفير كافة البيانات بدقة بالغة من أجل اتخاذ القرارات السليمة.
تضمن امتثال الفندق للقوانين واللوائح.
تعمل على توفير العديد من الخدمات الإضافية للنزلاء، إضافة إلى أنها تحمي البيانات.
نظام إعداد التقارير من ماسا يوفر لك العديد من الخدمات المالية بإحترافية عالية، احصل عليه الآن.
يعتبر المدير المالي هو الأعلى في المستوى الوظيفي من مدير الحسابات، ومن أبرز نقاط الاختلاف ما يلي:
هو فرد من أفراد الإدارة العليا وتتلخص مهامه فيما يلي:
يعرف ويدير الصادرات والواردات في الميزانيات النهائية.
يقوم بإنشاء الروابط المالية بين الشركة والعاملين.
يتأكد من صحة سير العمليات والأرصدة.
يضع القوانين الدقيقة ويراجع تنفيذها.
يقوم بوضع الخطط الاستراتيجية ويعرضها على المدير العام.
يضع الخطط للموازنة المالية ويتنبأ بالمستقبل لكي يضع الخطط الملائمة له.
أما مدير الحسابات، فإنه يعمل على ما يلي:
يوضع الوضع المالي الحقيقي للشركة.
يتابع أداء المحاسبين.
يقوم بإعداد الميزانيات ويُحللها مع المدير المالي.
يراقب المستندات القانونية ويعتبر مركزه هو الأعلى الذي يصل إليه المحاسب.
يقوم بتنفيذ كافة أوامر الإدارة العليا وينظم الرواتب الشهرية.
يعطي المدير المالي التقارير الوافية حول الإيرادات والمصروفات وكذلك الأرباح.
توفر لك شركة ماسا سوفت أفضل برامج للفنادق على الإطلاق، تلك التي تساعدك على إدارة الميزانيات والشئون المالية بإحترافية بالغة، كما تسهل عليه القيام بالعديد من المهام لتوفر وقتك وجهدك، كما تضمن لك الحصول على النتيجة الدقيقة ليدخر العاملين وقتهم في تحسين تجربة الضيوف.
إذ تتمتع شركة ماسا سوفت بتوفيرها لك العديد من الخدمات والأنظمة التي تساعدك في إدارة الفنادق الصغيرة أو الكبيرة بإحترافية بالغة تنبع من الخبرة الواسعة التي يتمتع بها موظفيها وتراها في كافة الأنظمة والخدمات التي تقدمها لك.
إضافةً إلى أن ماسا سوفت تضمن لك الحصول على البرامج التي تزيد من أرباحك مع توافر أعلى معدلات الأمان.
لذا لا تتردد في الحصول على النسخ التجريبية للتأكد من جودة خدماتها، فقط تواصل معنا ، وتأكد أن ماسا سوفت هي الخيار الأمثل لإدارة فندقك بمستوى عالٍ من الاحترافية لم تعهده من قبل.
الآن وبعد أن تعرفت من خلال شركة ماسا سوفت على كافة مهام الادارة المالية والعديد من المعلومات الأخرى التي تساعدك في تفُّهم كل ما يحيط بذلك المجال من مصطلحات لتتمكن من استخدامها بشكل مثالي، لا تتردد في أن تطلب الخدمات المتنوعة من الشركة، خاصة وأنها توفرها لك بأسعار لا تقبل المنافسة.