تعد خدمة نظام إدارة التواصل الفعال من الخدمات الضرورية التي لا غنى عنها إذا كنت تدير فندق أو منشأة سياحية؛ حيث تعمل هذه الخدمة على توفير تجربة مميزة وأكثر سلاسة للنزلاء مما يتيح لك تحقيق الأهداف المرجوة وتعزيز التواصل بينك وبين النزلاء وتضم عملية التواصل مجموعة مختلفة من القنوات التي سنوضحها في السطور المقبلة.
تقدم شركة ماسا خدمة إدارة التواصل الفعال الداخلي للفنادق والتي تعتبر من العوامل الأساسية التي تعمل على تحقيق الكفاءة والتماسك بين الأقسام المختلفة والموظفين، مما يساعد في تحسين وتعزيز تجربة الضيوف بطريقة كبيرة.
وتهدف هذه الخدمة إلى تسهيل عملية تبادل المعلومات والتعاون بين كافة أفراد الفرق المختلفة، ومن ثم حل المشكلات بطريقة فعالة وبناء بيئة عمل أكثر إيجابية، وهي تشمل عدة خدمات هامة يجب توفيرها، كالآتي:
يعد نظام الرسائل النصية الفندقية من الأنظمة التي تتيح للفنادق إمكانية التواصل مع ضيوفها بطريقة مباشرة وسريعة من خلال إرسال الرسائل النصية القصيرة؛ والتي يتم استخدامها لإرسال رسائل بشكل تلقائي.
تحتوي هذه الرسائل على معلومات مهمة حول الحجز، وكذلك الخدمات التي يقدمها الفندق وأيضًا تأكيد الحجوزات وتحديثات الحساب وغيرها من الأمور الأخرى الأكثر تفصيلًا.
يعد التواصل مع العملاء في الوقت الفوري أو الفعلي من أهم العوامل التي تؤثر على تجربة النزلاء والتي تؤثر على تجربتهم الإجمالية؛ إذ إن التواصل في الوقت الفعلي يساهم في بناء علاقات قوية مع الضيوف وزيادة ولائهم للفندق.
ويساهم ذلك في تحسين تجربة النزلاء وزيادة الرضا؛ مما يشجع في ترك تقييمات إيجابية والتوصية بالفندق للأصدقاء والمعارف.
من أهم الأدوات التي يتم استخدامها في إدارة الفنادق هي أنظمة إشعارات النزلاء والتي تعتبر من الأدوات الحديثة والفعالة لتعزيز وتحسين تجربة الإقامة في الفنادق والمنشآت السياحية وتساهم هذه الأنظمة في توفير تجربة مميزة ومخصصة للضيوف.
وتساعد كذلك في إدارة العمليات بطرق أكثر كفاءة وفعالية، وتتضمن هذه الأدوات إرسال والقنوات إرسال الرسائل النصية واستخدام البريد الإلكتروني وكذلك تطبيقات الهاتف المحمول ورسائل الوسائط الاجتماعية.
الدردشة الفورية تعتبر خدمة مميزة توفر للضيوف إمكانية التواصل مع الفندق في أي لحظة من خلال الإنترنت ومن ثم الحصول على إجابات فورية لكافة الأسئلة والاستفسارات وذلك من خلال تطبيقات المراسلة الفورية الشائعة مثل الماسنجر والواتساب وذلك عن طريق استعمال الروبوتات المخصصة للدردشة المدمجة في مواقع الويب الخاصة بالفنادق.
إدارة التواصل الفعال مثل: المكالمات الفندقية التي تعد أحد البرامج المصممة بشكل خاص لتسجيل وإدارة جميع المكالمات الواردة والصادرة في المنشآت السياحية والفنادق إذ أنه يعمل كمركز للاتصالات الداخلية التي تتيح للفندق مراقبة وتحليل المكالمات ومن ثم تحسين الخدمة المقدمة للنزلاء.
وتعمل هذه الخدمة على تحسين خدمة العملاء وزيادة الإنتاجية ومن ثم تحليل الأداء من خلال توفير التقارير التفصيلية للموظفين مما يساهم في تحديد نقاط القوة والضعف ومن ثم اتخاذ القرارات المناسبة لتحسين الأداء.
توفر تطبيقات الهاتف المحمول إمكانية التواصل بطريقة جذرية وأصبحت تزيد من الإنتاجية لدى أي منشأة سياحية وتعمل على تحقيق عدة مزايا من بينها ما يلي:
سهولة وسرعة التواصل: توفر هذه التطبيقات إمكانية التواصل الفوري والمباشر مع أي نزيل وفي أي وقت وكذلك مع الموظفين داخل المنشأة.
تنوع وسائل التواصل: تقدم هذه التطبيقات مجموعة واسعة وشاملة من الوسائل للتواصل والتي تشمل استخدام عدة تقنيات مثل المكالمات والرسائل النصية ومشاركة الصور وغيرها.
التواصل المرئي: يمكن إجراء مكالمات مرئية بجودة عالية مما يعزز التواصل بشكل أفضل.
تعتبر إدارة البريد الإلكتروني للفنادق أحد الأدوات العصرية الأساسية التي تعمل على نجاح أي منشأة وفندق إذ أنها لا تقتصر على إرسال واستقبال الرسائل فقط بل أيضًا تعمل على تعزيز التواصل مع النزلاء وبناء علاقات قوية ومن ثم زيادة المبيعات وتعزيز الإنتاجية وتحقيق الأهداف.
تبرز أهمية التواصل الفعال بين الفرق الفندقية في المنشأة السياحية في تحسين وتعزيز جودة الخدمات المقدمة وتسهيل التواصل السلسل ومن ثم تلبية الاحتياجات بشكل سريع ودقيق، وزيادة الرضا الوظيفي من خلال إشعار الموظفين بتقدير أكبر للعمل الذي يقومون به عندما يتم التواصل الفعال بينهم وبين إدارتهم وزملائهم.
نظام التنبيهات يعد من الأنظمة التقنية التي تم تصميمها بغرض تسهيل عملية إدارة الحجوزات وتقديم تنبيهات بشكل تلقائي للعملاء والموظفين على حد سواء ويعمل هذا النظام على زيادة الكفاءة وتقليل الأخطاء وتحسين تجربة العملاء.
يشير التكامل إلى القنوات الخاصة بالتواصل والتي تعمل على توفير تجربة مميزة للنزلاء وسلسلة في الوقت نفسه ويضمن التكامل بين قنوات التواصل المختلفة التي يعتمد عليها الفندق أو المنشأة إلى ضمان تمكن النزلاء من التواصل وتلقي الخدمات في الوقت الذي يرغبون به بغض النظر عن القناة التي سوف يختارونها.
هي عبارة عن أنظمة برمجية تم تصميمها بشكل خاص من أجل تسهيل عملية إدارة التواصل الفعال وتتبع كافة الاستفسارات المتعلقة بالحجوزات والخدمات وتعمل هذه الأنظمة على توحيد كافة قنوات التواصل مع النزلاء في مكان واحد مما يوفر للفريق التعامل مع كافة استفسارات العملاء بكل سرعة وكفاءة.
يعتبر نظام التواصل الاجتماعي الفندقي من الأنظمة المتكاملة التي تهدف إلى تنسيق وإدارة كافة الأنشطة الخاصة بالفندق على منصات التواصل المختلفة ويوفر النظام التفاعل بشكل كبير مع النزلاء سواء الحاليين أو المستقبليين على حد سواء ويعمل على تعزيز سمعة المنشأة وكذلك بناء علاقات قوية وتعزيز عملية التفاعل مع النزلاء.
تتعدد أدوات نظام إدارة التواصل داخل الفندق وتشمل مجموعة مختلفة من الأدوات أبرزها ما يلي:
عملية تسجيل الوصول والمغادرة بشكل ذاتي.
إمكانية طلب الخدمات مثل تنظيف الغرفة أو طلب المعلومات حول الفندق.
إتاحة فرصة الدفع الإلكتروني من خلال التطبيق وبشكل مباشر.
المراسلات الفورية مع موظفي الفندق في أي وقت.
تقديم المعلومات المختلفة والخدمات المتاحة.
إمكانية الحجز سواء للمطاعم أو النوادي الصحية وغيرها.
تشير عملية تفاعل العملاء من خلال المنصات الرقمية إلى كافة التفاعلات التي تتم بين المنشأة والنزلاء من خلال قنوات التواصل الرقمية المتنوعة؛ والتي من بينها مواقع الويب وتطبيقات الهاتف ووسائل التواصل وكذلك البريد الإلكتروني وغيرها مما يتيح التفاعل وتبادل المعلومات وطرح الأسئلة وتقديم الملاحظات والشكاوى وغيرها من الأمور الأخرى.
هي أنظمة تقنية تعمل على السماح بالاتصال الهاتفي بين كل من المتصل وجهاز الكمبيوتر وذلك من خلال قائمة من الخيارات الصوتية التي تهدف لتوصيل المتصل بالخدمة التي يرغب بها وتعد هذه الأداة من الأدوات المهمة التي يمكن استخدامها في الفنادق من أجل تلبية احتياجات النزلاء بكل سهولة وسرعة.
تعد شركة ماسا سويت من الشركات الرائدة في تقديم خدمات نظام إدارة التواصل الفعال للفنادق والمنشآت الفندقية وتشمل عدة خدمات من أبرزها ما يلي:
إنشاء فواتير الخدمات الإضافية بكل سهولة.
رسائل إحصائية مالية للمالك مما يوفر إمكانية الحصول على معلومات مدفوعة بالبيانات الدقيقة.
امكانية ربط النظام ببرنامج الواتساب مما يوفر تجربة سهلة وسريعة.
امكانية ربط النظام بنظام ارسال رسائل SMS.
تعد شركة ماسا واحدة من الشركات الرائدة في مجال توفير نظام إدارة التواصل الفعال الفنادق والاستقبال داخل المملكة العربية السعودية والتي توفر للعملاء مزايا وخدمات متنوعة، ويمكن الحصول على خدمات الشركة من خلال الطرق التالية:
التواصل من خلال البريد الإلكتروني الخاص بالشركة على info@masasoft.net .
أو بإمكانك التواصل على الأرقام التالية: 00966502557218 - 00966126174775.
كما يمكنك التواصل أيضًا من خلال الموقع الرسمي الخاص بـ ماسا سوفت وذلك من هنا .
ختامًا تعتبر ماسا سوفت واحدة من أفضل الشركات التي يمكنك الاعتماد عليها في الحصول على الخدمات المميزة في نظام إدارة التواصل الفعال لفندقك أو المنشأة الخاصة بك حيث توفر لك مجموعة واسعة من الأدوات تساعدك في تحقيق أهداف المنشأة ومن ثم زيادة الأرباح وتحقيق الأهداف على المدى البعيد.